Про Порядок роботи зі зверненнями громадян у Тур’є–Реметівській сільській раді

У К Р А Ї Н А

ТУР’Є - РЕМЕТІВСЬКА   СІЛЬСЬКА   РАДА

Р О З П О Р Я Д Ж Е Н Н Я

ТУР’Є-РЕМЕТІВСЬКОГО  СІЛЬСЬКОГО  ГОЛОВИ

Від  09 березня 2021 року  № 29/02-03                                                 

с. Тур’ї Ремети

          Відповідно до статті 40 Конституції України, законів України „Про звернення громадян”, „Про внесення змін до Закону України „Про звернення громадян” щодо електронного звернення та електронної петиції”, „Про місцеве самоврядування в Україні”, „Про статус народного депутата України”, „Про статус депутатів місцевих рад”, Указу Президента України від 07.02.2008 № 109/2008 „Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування”, постанов Кабінету Міністрів України від 14.04.1997 № 348 „Про затвердження Інструкції з діловодства за звернен-нями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації”, від 24.09.2008 № 858 „Про затвердження Класифікатора звернень громадян”, з метою належної організації роботи зі зверненнями громадян у Тур’є – Реметівській сільській раді:

1. Затвердити порядок роботи зі зверненнями громадян у Тур’є – Реметівській сільській раді (далі - Порядок), що додається.
2. Керівникам відділів, служб сільської ради забезпечити дотримання положень Порядку.
3. Контроль за виконанням цього розпорядження покласти на керуючого справами (секретаря) виконавчого комітету сільської ради Бігана М. М.

           Сільський голова                                                                                                             Надія ДЕВІЦЬКА

ПОРЯДОК 

роботи зі зверненнями громадян у

Тур’є – Реметівській сільській раді

1. Загальні положення

        1.1. Порядок роботи зі зверненнями громадян у Тур’є – Реметівській сільській  раді  (далі – Порядок) визначає процедуру приймання, реєстрації, розгляду звернень громадян, контролю за виконанням доручень за результатами розгляду звернень громадян та дотриманням строків їх розгляду, основні вимоги до організації і проведення особистого прийому громадян та ведення діловодства за зверненнями громадян у Тур’є – Реметівській сільській раді (далі – сільській раді).

       1.2. Цей Порядок розроблено відповідно до Конституції України, законів України „Про звернення громадян”, „Про внесення змін до Закону України „Про звернення громадян” щодо електронного звернення та електронної петиції”, „Про місцеве самоврядування в Україні” „Про статус народного депутата України”, „Про статус депутатів місцевих рад”, Указу Президента України від 07.02.2008 № 109/2008 „Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування”, постанов Кабінету Міністрів України від 14.04.1997 № 348 „Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації”, від 24.09.2008 № 858 „Про затвердження Класифікатора звернень громадян”, від 24.06.2009 № 630 „Про затвердження Методики оцінювання рівня організації роботи із зверненнями громадян в органах виконавчої влади” та інших нормативно-правових актів з питань звернень громадян.

       1.3. Розгляд звернень громадян та особистий прийом громадян в сільській раді є складовою механізму реалізації прав громадян на внесення до органів місцевого самоврядування пропозицій щодо поліпшення їх діяльності, викриття недоліків у роботі, оскарження рішення, дій (бездіяльності) посадових осіб та органів місцевого самоврядування.

       1.4. Реалізація визначених законодавством повноважень сільської ради передбачає забезпечення кваліфікованого, неупередженого, об’єктивного і своєчасного розгляду звернень громадян з метою оперативного розв’язання порушених у них питань, задоволення законних вимог громадян, поновлення порушених конституційних прав та запобігання у подальшому таким порушенням.

       1.5. Забороняється відмова у прийнятті та розгляді звернення з посиланням на політичні погляди, партійну належність, стать, вік, віросповідання, національність громадянина, незнання мови звернення.

       1.6. Звернення громадян, оформлені належним чином і подані в установленому порядку, підлягають обов’язковому прийняттю та розгляду.

       1.7. Діловодство за зверненнями громадян покладається на відповідального працівника відділу документообігу, організаційної, інформа-ційної роботи та звернень громадян виконавчого апарату Тур’є – Реметівської сільської ради відповідно до посадової інструкції.

      1.8. Ведення діловодства за зверненнями громадян, які містять відомості, що становлять інформацію з обмеженим доступом, здійснюється відповідно до законодавства України.

2. Організація роботи з питань приймання, попереднього

опрацювання та реєстрації звернень громадян  

       2.1. Усі звернення громадян, які надійшли на адресу сільської ради та звернення громадян, які отримані під час проведення особистого прийому у день надходження (отримання) передаються відповідальному працівнику Відділ документообігу, організаційної, інформаційної роботи та звернень громадян виконавчого апарату сільської ради для попереднього опрацювання та реєстрації. Звернення громадян, адресовані депутатам сільської ради, не реєструються і надсилаються депутатам сільської ради поштою, передаються особисто депутатам сільської ради або надаються відповідальному працівнику виконавчого апарату сільської ради (відповідно до закріплення постійних комісій сільської ради за працівниками виконавчого апарату сільської ради) для подальшої передачі депутатам сільської ради. Конверти (вирізки  з  них)  зберігаються  разом із зверненням. Конверти  з  позначками „Особисто”, адресовані керівництву сільської ради, а також працівникам виконавчого апарату сільської ради, передаються адресатам або уповноваженим ними особам нерозкритими. 

       2.2. Усі звернення громадян, що надходять до сільської ради, підлягають обов'язковій класифікації за встановленими видами, а саме: пропозиції (зауваження), заяви та скарги.

Пропозиція (зауваження) – звернення громадян, де висловлюються порада, рекомендація щодо діяльності органів місцевого самоврядування, депутатів, посадових осіб, а також думки щодо врегулювання суспільних відносин та умов життя громадян, вдосконалення правової основи державного і громадського життя, соціально-культурної та інших сфер діяльності держави і суспільства.

Заява (клопотання) – звернення громадян із проханням про сприяння реалізації закріплених Конституцією України та законодавством їх прав та інтересів або повідомлення про порушення законодавства чи недоліки в діяльності підприємств, установ, організацій незалежно від форм власності, народних депутатів України, депутатів місцевої ради, посадових осіб, а також висловлення думки щодо поліпшення їх діяльності.

         Клопотання – письмове звернення з проханням про визнання за особою відповідного статусу, прав чи свобод тощо.

          Скарга – звернення з вимогою про поновлення прав і захист законних інтересів громадян, порушених діями (бездіяльністю), рішеннями державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій, об’єднань громадян, посадових осіб.

       2.3. За ознакою надходження звернення громадян визнаються первинними, повторними, дублетними, неодноразовими, масовими.

Первинні – це звернення, які:

        - надійшли від окремої особи (групи осіб), яка вперше звернулася до сільської ради;

        - надійшли від окремої особи (групи осіб), яка не вперше звернулася до сільської ради, але питання, що порушене у зверненні, жодним чином не стосується попередніх звернень, або є достатньо підстав для визнання звернення первинним;

       - надійшли від окремої особи (групи осіб), яка не вперше звернулася до сільської ради, але попередні звернення з питання, що порушене у зверненні, визнавались анонімними.

        Повторні –  це звернення, у яких:

       - викладається звернення від того самого громадянина з того самого питання, якщо перше не вирішено по суті або вирішено в неповному обсязі;

       - оскаржується рішення, прийняте у зв’язку з попереднім зверненням громадянина;

       - повідомляється про несвоєчасний розгляд попереднього звернення, якщо з часу його надходження минув визначений законодавством строк розгляду, проте відповідь громадянину не надавалася;

       - звертається увага на інші недоліки, допущені під час вирішення попереднього звернення громадянина;

       - викладається звернення від того самого громадянина з того самого питання, якщо перше вирішено по суті.

       Якщо в повторному зверненні громадянин разом з питаннями, що вже розглядались і на які була надана вичерпна відповідь або за якими прийняте відповідне рішення, звертається з іншими питаннями, новими фактами, то звернення не є повторним і розглядається сільською радою в установленому законодавством порядку.

       Дублетні – це звернення тієї самої особи (групи осіб) з того самого питання, що відправлені особою різним адресатам та надіслані ними на розгляд за належністю до сільської ради.

       Неодноразові – це звернення особи (групи осіб), які надійшли до сільської ради з того самого питання, що і попереднє звернення, проте на попереднє звернення відповідь ще не надана, а визначений законодавством строк його розгляду ще не закінчився.

       Масові – це звернення, що надходять у великій кількості від різних громадян з однаковим змістом або суттю питання.

       2.4. Звернення може бути подане як окремою особою (індивідуальне), так і групою осіб (колективне). Звернення може бути усним (викладеним громадянином на особистому прийомі) чи письмовим, надісланим поштою або переданим громадянином особисто чи через уповноважену ним особу, якщо ці повноваження оформлені відповідно до законодавства України (у тому числі під час особистого прийому). Письмове звернення також може бути надісланим з використанням мережі Інтернет, засобів електронного зв’язку (електронне звернення). Звернення в інтересах неповнолітніх і недієздатних осіб подаються їх законними представниками.

        2.5. Звернення громадян мають бути оформлені відповідно до вимог статті 5 Закону України „Про звернення громадян” (далі – Закон). У зверненні зазначаються прізвище, ім’я, по батькові, місце проживання громадянина та викладається суть порушеного питання, зауваження, пропозиції, заяви чи скарги, прохання чи вимоги. Письмове звернення має бути надруковано або написано від руки розбірливо і чітко, підписано заявником (групою заявників) із зазначенням дати.

        В електронному зверненні також має бути зазначено електронну поштову адресу, на яку заявнику може бути надіслано відповідь або відомості про інші засоби зв’язку з ним. Застосування електронного цифрового підпису при надсиланні електронного звернення не вимагається.

Електронне звернення, надіслане без використання електронного підпису, повинно мати вигляд скан-копії або фотокопії звернення з підписом заявника із зазначенням дати.

       Усні звернення, залишені за допомогою засобів телефонного зв’язку без надання громадянами відомостей відповідно до вимог частини сьомої статті 5 Закону, вважаються анонімними.

        Письмові звернення без зазначення місця проживання, не підписані автором (авторами), а також такі, зі змісту яких неможливо встановити авторство, визнаються анонімними. Анонімні звернення розгляду не підлягають (крім анонімних повідомлень про порушення вимог Закону України «Про запобігання корупції», відповідно до ч. 5 ст. 53 вищезазначеного закону).

    2.6. Звернення, оформлене без дотримання вимог статті 5 Закону, повертається заявникові з відповідними роз’ясненнями не пізніше ніж через десять днів від дня надходження, крім випадків, передбачених частиною першою статті 7 Закону. Копія такого звернення та другий примірник роз’яснення залишаються у справі відділу документообігу, організаційної, інформаційної роботи та звернень громадян виконавчого аппарату сільської ради.

       2.7. Повторні звернення від одного й того самого громадянина з одного й того самого питання, якщо перше вирішено по суті, а також скарги, подані з порушенням строків, передбачених статтею 17 Закону, та звернення осіб, визнаних судом недієздатними, розгляду не підлягають. Рішення про припинення розгляду такого звернення приймається керівництвом сільської ради, про що повідомляється особі, яка подала звернення.

       2.8. Попереднє опрацювання звернень громадян проводиться відповідальним працівником відділу документообігу, організаційної, інформаційної роботи та звернень громадян виконавчого апарату сільської ради з метою визначення:

       - належності документа до звернень громадян;

       - повноти дотримання вимог до звернень громадян, що визначені статтею 5 Закону;

       - ознак надходження та виду звернень громадян;

       - суті і короткого змісту звернень громадян;

       - звернень, які відповідно до статті 8 Закону не підлягають розгляду та вирішенню;

       - звернень, отриманих і вирішених під час особистого прийому, результати розгляду яких повідомлені громадянину усно, за його бажанням;

       - інше.

       2.9. Реєстрація звернень громадян та встановлення параметрів контролю (за винятком звернень, що не підлягають розгляду) здійснюються у день їх  надходження одночасно з попереднім опрацюванням. Реєстрація звернень громадян здійснюється шляхом занесення відомостей про звернення до Журналу реєстрації звернень: дата підписання звернення; дата надходження звернення; прізвище, ім’я, по батькові заявника; адреса заявника; поштова адреса, електронна поштова адреса, на яку заявнику може бути надіслана відповідь, або відомості про інші засоби зв’язку; тип звернення (пропозиція (зауваження), заява (клопотання) чи скарга); подано окремою особою чи групою осіб (індивідуальне, колективне); надійшло вперше чи повторно; поштою або на особистому прийомі; короткий зміст; індекси; зміст і дата резолюції; виконавець; термін виконання; результати вирішення питання.

       Склад зазначених елементів за необхідності може бути доповнений (розписка виконавця в одержанні документа, хід виконання тощо). Порядок розміщення елементів при проведенні реєстрації визначається сільською радою.

       Під час реєстрації звернень громадян створюється Справа, яка шляхом заповнення відповідних реквізитів забезпечує ідентифікацію конкретного документа, відображення процесу опрацювання відповідно до резолюції, здійснення контролю за дотриманням строків розгляду звернення.

        2.10. За результатами реєстрації конкретному зверненню громадянина встановлюються відповідний реєстраційний індекс (номер) та дата реєстрації.

Реєстраційний індекс звернення значиться у реєстраційному штампі сільської ради. Штамп ставиться на нижньому полі першого аркуша документа праворуч або на іншому вільному від тексту місці, крім місця, призначеного для підшивки.

        Реєстраційний індекс звернень громадян може складатися із частин, які відокремлюються одна від одної правобічною похилою рискою або тире.

        Реєстраційний індекс звернень громадян має три обов’язкові частини:

перша частина – формується з початкової літери прізвища заявника, а якщо звернення колективне, то перша частина індексу повинна містити значення «Ко». У разі визначення звернення на етапі попереднього розгляду анонімним перша частина реєстраційного індексу повинна містити значення «Ан»;

       друга частина – порядковий реєстраційний номер;

       третя частина – номер за номенклатурою справ сільської ради.

       Наприклад: № Б-128/2-25, № Ко-151/2-25.

        На вимогу громадянина, який подав письмове звернення до сільської ради, на першому аркуші копії (другому примірнику) звернення проставляється штамп із зазначенням найменування організації, дати надходження та вхідного реєстраційного номера звернення. Така копія повертається громадянинові.

       2.11. У разі надходження повторних звернень їм надається черговий реєстраційний індекс та встановлюється зв’язок з документом шляхом внесення у відповідному полі реєстраційної картки присвоєного реєстраційного індексу першого звернення та підбирається попереднє листування.

       2.12. Звернення одного й того ж громадянина з одного і того ж питання, що надіслані різним адресатам і надійшли на розгляд до однієї й тієї ж організації (дублетні), обліковуються за реєстраційним індексом першої пропозиції, заяви і скарги з доданням порядкового номера, що проставляється через дріб.

3. Розгляд звернень громадян

       3.1. Звернення громадян розглядаються головою сільської ради (керівництвом сільської ради).

       3.2. Звернення, розглянуті сільським головою, повертаються відділу документообігу, організаційної, інформаційної роботи та звернень громадян виконавчого апарату сільської ради з відповідною резолюцією. Звернення, відповідно до резолюції, спрямовується на об’єктивне вирішення порушених авторами звернень питань, підготовку та супроводження прийняття рішення про усунення причин і умов, які спонукають авторів скаржитись, надання відповідних роз’яснень, у тому числі за результатами вивчення та перевірки на місцях викладених у зверненнях обставин, проведення інших заходів.

       3.3. Звернення, виконавцями якого є кілька відділів (установ), може бути передане виконавцям у порядку визначення їх в резолюції або одночасно у вигляді копій з передачею оригіналу головному виконавцю, визначеному в  резолюції першим. При застосуванні СЕД співвиконавці отримують документ в електронній формі.

       3.4. Факт передачі звернень виконавцям фіксується шляхом проставлення   відповідної відмітки в журналі реєстрації звернень відомостей про вручення кореспонденції із зазначенням  інформації про виконавців, яким передано оригінал документа та його копії.

       3.5. Передача звернення з одного відділу (установи) до іншого (іншої) в  обов’язковому порядку здійснюється через відділ документообігу, організаційної, інформаційної роботи та звернень громадян виконавчого апарату сільської ради, у якому було зареєстровано звернення. Звернення, виконання якого перебуває на контролі, передаються до інших відділів (установ) або іншим виконавцям тільки з повідомленням про це відділ документообігу, організаційної, інформаційної роботи та звернень громадян виконавчого апарату сільської ради.

       3.6. Облік звернень, що передаються, здійснюється шляхом проставлення відповідних відміток у Справі, які веде відділ документообігу, організаційної, інформаційної роботи та звернень громадян виконавчого апарату сільської ради.

       3.7. Відповідальність за своєчасний та якісний розгляд звернень, надання письмової відповіді заявнику покладається на посадових осіб, які зазначені у розпорядчому документі, резолюції голови сільської ради, та працівників, яким безпосередньо доручено розгляд звернення.  Якщо виконавців, згідно з резолюцією, декілька, збір інформації та узагальнення для надання відповіді громадянину здійснює виконавець, зазначений першим (головний). Головний виконавець організовує роботу співвиконавців, зокрема визначає строки подання ними пропозицій, порядок погодження і підготовки проекту відповіді на звернення.

       Співвиконавці відповідають за підготовку на належному рівні та своєчасне подання головному виконавцю пропозицій. У разі несвоєчасного подання пропозицій співвиконавцями головний виконавець інформує про це керівника, який надав доручення.

        Проекти відповідей готують виконавці, згідно з резолюцією та надають їх на ознайомлення та погодження, при необхідності, відділу правової та кадрової роботи виконавчого апарату сільської ради, а також іншим посадовим особам виконавчого апарату сільської ради, які мають відношення до розгляду звернення.

        Відповідь за результатами розгляду колективного звернення громадян (якщо звернення підписали двоє та більше громадян) направляється на ім’я того громадянина, чий підпис у зверненні перший або адреса якого вказана.

        3.8. Звернення громадян, які для розгляду чи вирішення порушених у них питань по суті надіслані народним депутатом України відповідно до абзацу третього пункту 13 частини першої статті 24 Закону України „Про статус народного депутата України” або направлені депутатом місцевої ради відповідно до частини другої статті 12 Закону України „Про статус депутатів місцевих рад”, розглядаються сільською радою відповідно до законодавства.

       3.9. Громадяни мають право ознайомлюватися з матеріалами перевірки викладених у зверненнях фактів, якщо це не суперечить вимогам законодавства.

      3.10. Забороняється направляти скарги громадян на розгляд тим органам чи посадовим особам, дії або рішення яких оскаржуються.

      3.11. Не допускається розголошення одержаних із звернень громадян відомостей про особисте життя громадян без їх згоди чи відомостей, що становлять державну або іншу таємницю, яка охороняється законом, конфіденційної та іншої інформації, якщо це обмежує права й законні інтереси громадян. Не допускається з’ясування даних про особу громадянина, які не стосуються звернення. На прохання громадянина, висловлене в усній формі або зазначене в тексті звернення, не підлягають розголошенню його прізвище, місце проживання та роботи. Ця заборона не поширюється на випадки повідомлення інформації, що міститься у зверненні, особам, які мають відношення до справи.

       3.12. У разі отримання повторного звернення керівництво сільської ради зобов’язане ретельно розібратися у причинах, що призвели до такого звернення.

       Якщо воно спричинено порушенням установленого Законом України „Про звернення громадян” порядку розгляду звернення, то посадові особи, які допустили такі порушення, повинні бути притягнуті до відповідальності згідно із законодавством України.

        3.13. Звернення та скарги учасників війни, дітей війни, учасників АТО, учасників бойових дій, учасників ліквідації наслідків аварії на ЧАЕС, Героїв України, Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної Праці, осіб з інвалідністю, матерів-героїнь, членів сім’ї загиблого, переселених або внутрішньо переміщених осіб, осіб, що потерпіли від Чорнобильської катастрофи, а також звернення громадян, які мають установлені законодавством пільги, розглядаються керівництвом сільської ради першочергово.

        3.14. Звернення вважається вирішеним, якщо розглянуто всі порушені в ньому питання, прийнято обґрунтоване рішення, ужито необхідних заходів для його виконання і заявника повідомлено про результати розгляду звернення і прийняте рішення.

       3.15. Рішення щодо звернень громадян та відповіді на них оформляються відповідно до вимог законодавства про мови. Такі рішення та відповіді можуть бути викладені в перекладі мовою спілкування заявника. Рішення, які приймаються за зверненнями громадян, мають бути мотивованими та ґрунтуватися на нормах законодавства. Посадова особа, визнавши заяву такою, що підлягає задоволенню, зобов’язана забезпечити своєчасне й правильне виконання прийнятого рішення, а в разі визнання скарги обґрунтованою – негайно вжити заходів до поновлення порушених прав громадян.

       3.16. Відповідь за результатами розгляду звернення в обов’язковому порядку надається заявнику сільською радою (за підписом голови сільської ради або виконуючого обов’язки голови сільської ради).